採用支援システムで業務がスムーズに

企業において優秀な人材を採用することは、その企業の発展のためにも、とても重要な業務の一つです。最近では、新卒者だけでなく中途採用や高齢再雇用など、様々な採用制度がありますので、応募情報データの管理、選考の進捗状況の把握・管理、応募者に対する結果通知・フォローなど、多くの業務が発生します。また、採用に係る業務は、人の人生を左右する責任の重いものですから、非常に大きな労力を必要とします。そこで、各企業が注目しているのが採用支援システムです。これは、従来、エクセルなどを使用して管理していたデータ管理などの業務を軽減するために開発されたシステムであり、一般的な採用事務だけでなく、採用者の応募経路や採用後の業績などのデータを一元管理し、さらに優秀な人材確保に活かすことを目的とされたシステムなのです。

採用にかかる応募データの一元管理

正規、非正規問わず、社員を採用する場合、一番初めに行わなければならないのが、求人募集になります。最近では、ハローワークだけでなく、新聞折込みや求人情報誌、求人サイトなど様々な媒体がありますが、ハローワーク以外の媒体では経費がかかります。全ての媒体に求人広告を出していたのでは、無駄なコストがかかりますが、数多くの応募者の応募経路を確認し、エクセルに入力するとなると相当な労力が必要となります。システムを利用すれば、媒体ごとの応募人数、また、採用状況を一元管理することができますので、反応が悪い媒体への広告は省くことができますので、無駄な経費を削減することが可能となります。また、採用後の業績を反映させることで、どの経路で応募してきた人の採用率が高く、また優秀な人材であるかが一目瞭然となります。このように採用データの蓄積及分析が容易に行えることこそが、採用支援システムの最大のメリットであると言えます。

採用にかかる選考状況の管理と応募者に対するフォロー

ここ数年、労働者人口は減少しており、今後も少子高齢化の流れに歯止めがかかることは期待できませんので、競合他社間では人材確保においても厳しい競争が繰り広げられます。採用事務において、いかに選考結果をスピーディに管理し、内定者にフォローするかが、大きなポイントとなります。採用試験後のフォローが遅れてしまったために、競合他社に先を越されてしまい優秀な人材を逃してしまったという失敗も数多くあります。採用支援システムでは、応募者の採用試験の点数や合否を一括管理できるほか、採用通知の発送状況や内定者に対するフォローメールの発信状況を素早く一覧にまとめることが可能ですから、他社よりも通知が遅れたり、採用通知の発出漏れといったミスを極限まで減らすことが可能になります。優秀な人材を確実に確保するためには、選考試験後のケアが重要になりますので、こういった機能も採用支援システムを導入するメリットなのです。

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